4 práticas para uma gestão de documentos eficiente no canteiro de obras com o uso da mobilidade

Controlar toda a documentação envolvida em tarefas como subempreiteiros, verificações de conformidades que assegurem a qualidade exigida pela construtora, fiscalização da execução da obra (se está em sintonia com as plantas), avaliação dos relatórios de uso de EPI, enfim! São incontáveis as tarefas que cabem a engenheiros ou arquitetos que atuam no dia a dia de um canteiro de obras. As responsabilidades são múltiplas, tão vastas quando a quantidade de documentos gerados em todos os processos citados acima.

Garantir a execução de uma obra em nível de excelência — seguindo as normas exigidas  — passa, necessariamente, por uma gestão de documentos eficiente, que permita o controle e distribuição de informações e conhecimentos por toda a obra. Ou seja, gerir de forma rápida e eficiente materiais difíceis de serem gerenciados concomitantemente com o trabalho “a campo” feito pelos profissionais de âmbito decisório na construção civil.

Percebendo essa dificuldade e as perdas de informações sofridas pelas construtoras e incorporadoras, nossa equipe de especialistas listou neste post 4 práticas capazes de otimizar o processo de controle de documentos, como instruções de trabalho, procedimentos gerais, plantas, manuais de qualidade, normas internas de segurança e de qualidade e até mesmo o manual do cliente que pode ser usado como consulta para a construtora ou incorporadora após a desmobilização, entre muito outros documentos que circulam dentro e fora da obra, mostrando o quanto esses cuidados podem reduzir custos, melhorar a produtividade da equipe e aumentar a qualidade de um empreendimento. Confira!

Desenhe um processo eficaz para auxiliar na administração dos documentos

A gestão de documentos deve ser tratada no canteiro de obras como ponto-chave de sua eficiência operacional. Para obter o máximo de benefícios desse processo, é importante traçar e seguir algumas diretrizes, como por exemplo:

  • Identificar a necessidade de um documento ou de uma revisão,
  • Definir características básicas do documento,
  • Definir vínculos e permissões de acesso,
  • Elaborar, aprovar e publicar o documento ou a revisão,
  • Planejar a próxima revisão (caso seja necessário),
  • Controlar as cópias impressas.

Uma gestão ineficiente de documentos pode comprometer várias atividades realizadas na obra, pois dificulta o acesso as informações, como por exemplo, instruções de trabalho e normas internas de segurança. Até a gestão da qualidade pode ser comprometida com a má gestão de documentos.

Dinamize o workflow dos documentos através da tecnologia já existente

Após o processo de gestão de documentos ter sido bem definido, é importante entender seu  fluxo e dar seu devido direcionamento. É sabido que a rotina dinâmica de um canteiro de obras — com muitas tarefas, demandas simultâneas e tempo escasso para fiscalizações e acompanhamentos constantes — faz com que muitos engenheiros, mestres de obras ou arquitetos transitem livremente com diversos documentos — em sua maioria impressos —, aumentando assim a possibilidade de perda ou extravio. Para aumentar o controle a todos esses registros, é importante aderir a tecnologias que venham como apoio em todo este processo.

Agregue a sua rotina, a tarefa de digitalizar os documentos mais importantes de sua obra. Memoriais descritivos ou procedimentos da obra, por exemplo, não podem ser condenados à perdas ou extravios. Armazenamento físico é de difícil manutenção, pouco prático e rápida deterioração. Dê preferência para alocar seus documentos em nuvem, de modo que todos os profissionais com poder decisório passem a acessá-lo de qualquer ponto e em qualquer momento. Isso significa melhor rastreabilidade, respostas rápidas e maior controle sobre seus registros.

Opte por um sistema integrado a mobilidade para a gestão de documentos

Grande parte dos documentos em um canteiro de obras está, de certa forma, entrelaçada, o que implica a necessidade de integração entre eles e seus respectivos departamentos controladores. O mesmo documento pode interessar a inúmeros setores, o que resulta em um workflow lento, cheio de rupturas e sujeito a extravios, caso essa gestão de documentos não seja automatizada.

Para solucionar essa questão, o ideal é que se adote uma solução integrada para a construção civil, de preferência, com tecnologia mobile para ampliar o alcance e facilitar o acesso de toda a equipe a esses documentos, como o Módulo de Documentos do Mobuss Construção. Trata-se de uma solução capaz de armazenar, distribuir e controlar todos os documentos gerados na obra. Há aqui um passo adiante de simplesmente armazenar em nuvem, haja vista que há a integração desses documentos, o que facilita a gestão, o acesso e a tomada de decisões. Esse sistema possui também estratégias de segurança, como chaves de acesso e backups de tudo que é publicado; desta forma, nenhuma informação é perdida.

Categorize os documentos segundo critérios relevantes

O dia a dia de um canteiro de obras produz pilhas de papéis e informações distintas, os quais nem sempre são armazenados da melhor forma, ou pelo mesmo profissional ou mesma equipe, aumentando assim a possibilidade de erro no arquivamento desses documentos e dificuldade para resgatar essas informações posteriormente.

Tão importante quanto desenhar um processo e ter um fluxo lógico na gestão dos documentos, é saber categorizar essas informações, revisá-las e descartá-las quando necessário. Os registros de uma obra não podem, de forma alguma, serem arquivados de forma uniforme, sem sua separação de acordo com sua natureza, importância, prazo de armazenamento.

A guarda indistinta de documentos diversos, que deveriam seguir métodos e prazos de arquivamento complemente diferentes uns dos outros, gera falhas de comunicação no futuro e perda de informações essenciais. Esse mix de documentos de naturezas diversas arquivados em caixas-arquivo sem qualquer critério, significa alto tempo de acesso e elevados índices de extravios, o que pode ocasionar sérios prejuízos à construtora. Isso sem falar em descartes feitos em momentos equivocados.

E em seu canteiro de obras, como é a gestão de documentos? Conte-nos abaixo sua experiência e atente-se às dicas deste post para melhores práticas na gestão de documentos.

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