Como fazer um controle de documentos eficiente

Ter os documentos sempre em dia é fundamental para qualquer empresa já que isso evita, inclusive, problemas com a fiscalização. O controle de documentos também é importante para empresas que desejam determinadas certificações de qualidade e ele deve ser feito de maneira eficiente – ou seja, consumindo o mínimo de recursos e fornecendo o máximo de resultados. Para atingir esse objetivo, confira como ter uma gestão de documentos eficiente!

Organize por categorias

É muito mais fácil encontrar documentos e manter controle sobre eles quando se sabe, de antemão, do que cada um trata. Por isso, o ideal é dividir os documentos em categorias, pois isso permite que seja mais fácil encontrar um item necessário.

É o caso, por exemplo, de dividir os documentos em diferentes setores – atendimento, equipe de execução, estoque, segurança do trabalho, qualidade, inspeções, terceirizados e mais. Dessa forma fica mais fácil encontrar o que precisa sem perder tanto tempo.

Padronize os documentos

Sempre que possível procure padronizar os documentos porque isso significa não apenas manter um controle mais eficiente, mas também adquirir informações de maneira completa e rápida. Se os documentos forem padronizados será possível saber o que cada campo representa, o que facilita na hora da organização e da identificação.

A padronização de documentos também é benéfica porque impede que dados sobre um mesmo tema ou documento fiquem espalhados em diferentes locais ou que cópias obsoletos circulem pela empresa.É o caso, por exemplo, o que ocorre no canteiro de obras, quando a versão antiga do procedimento de reboco está ao acesso da equipe, o processo será realizado de forma errada, impactando na qualidade final da obra e consequentemente no custo dela, ou o que ocorre frequentemente no escritório, quando  um pedido tem a nota fiscal em um local ou setor, o recibo de entrega em outro e o comprovante de pagamento em outro. Ao criar um procedimento padrão de controle de documentos, todos esses dados ficam agrupados.

Atualize manuais e registros

Os manuais e registros também devem ser mantidos atualizados para que em caso de qualquer dúvida ou necessidade seja possível ter acesso à informação mais atualizada e mais relevante para o momento.

Quando os manuais e registros são mantidos de maneira desatualizada, não apenas há uma perda de tempo associada em identificar se aquela informação é realmente a que precisa ser seguida como também há chances de um trabalho ser executado de maneira incorreta, levando a prejuízos e até mesmo a consequências mais graves.

Garanta a integridade dos documentos

Não é incomum que os documentos sofram algumas avarias, desde as menores até as mais graves. Isso significa que os documentos podem experimentar desde uma inelegibilidade ou sua total inutilização. Por isso, é importante garantir a integridade desses documentos fazendo revisões periódicas nas condições de produção, categorização e armazenamento.

Embora muitos documentos físicos precisam ser mantidos arquivados por determinado tempo, como as folhas de pagamento assinadas, você pode manter um backup digital desses documentos, e garantir a integridade das versões físicas, assim como dos documentos digitais.

Tenha cópias de segurança

Nunca se sabe o que pode acontecer com os documentos e perder alguns deles pode significar uma grande dor de cabeça para a empresa. Por isso, o ideal é manter cópias de segurança, como um backup citado acima, dos documentos mais relevantes e em local separado das versões originais. Ao fazer as cópias, na ocorrência de qualquer imprevisto que possa prejudicar os documentos, a empresa estará resguardada com as cópias de segurança.

Elimine os documentos que não são mais necessários

Documentos ocupam espaço – senão físicos, digitais – e por isso é importante manter apenas aquilo que é estritamente necessário.

Assim, periodicamente faça uma análise em toda a documentação para descobrir o que já não é mais útil, o que já está ultrapassado ou o que pode ser dispensado sem maiores prejuízos para a empresa. Ao fazer isso, a documentação da empresa se torna mais enxuta e, portanto, mais fácil de ser controlada.

Fazer um controle de documentos eficiente é indispensável para que menos tempo seja gasto tentando organizar ou encontrar documentos, aumentando a produtividade como um todo. Com práticas simples, como a categorização e a eliminação daqueles que não são mais úteis, a empresa passa a se beneficiar desse tipo de atitude.

Utilizar softwares especializados em armazenamento e gestão de documentos pode ser uma bela alternativa para manter o controle das informações da sua empresa.

Deixe nos comentários suas dicas para um controle de documentos ainda melhor!

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