Existe uma dúvida em comum entre os profissionais da Construção: qual é a real diferença entre documentos e registros para o setor? E qual a relação disso para a obtenção de certificações? Essa dúvida acontece porque um dos motivos mais importantes para conseguir novos clientes é ter a certificação de qualidade, alguns, inclusive, só negociam com quem possui esse título.
Além disso, quando a empresa é certificada, existe uma certeza maior de que os serviços oferecidos são realmente de qualidade e isso é um fator essencial para iniciar uma negociação. O primeiro passo para chegar a esse ponto é organizar tudo.
Quer saber a diferença entre documentos e registros, como afetam na certificação ISO e como facilitar o seu trabalho no controle dessas informações? Acompanhe nosso post até o final e saiba como isso é possível!
O que é um registro?
Para começo de conversa, é importante entender o que significa um registro para o setor da construção. Basicamente, os registros são os comprovantes e evidências obtidos com alguma ação, sejam contratos sociais, retenção de INSS, FGTS, PPRA, PCMSO, atestados de saúde ocupacional, cartão ponto, entre outros.
Essas informações poderão ser obtidas e consultadas em um determinado momento, seja para desenvolver relatórios, completar pareceres ou para garantir o cumprimento de obrigações. Fundamentalmente, os registros possuem a função básica de comprovar ou evidenciar algo importante.
Como você deve imaginar, os registros geram um grande volume de papel, pois cada informação dessa tem um tempo determinado para arquivamento. A empresa precisa retê-las de forma organizada e controlada, por isso, utilizar recursos tecnológicos ajuda a atingir esse objetivo e torna a gestão da empresa (ou da obra) ainda mais profissional, eficiente e automatizada.
É importante entender que existem regulamentações envolvendo o tempo de retenção dos registros, por isso, vale a pena se informar antes de se desfazer totalmente desses registros. Por isso realizar controle eficiente é uma boa saída para evitar transtornos.
Por que os registros são tão importantes?
Os registros servem como uma forma de catalogar dados importantes, tudo isso pode ser usado para melhorar a segurança jurídica do negócio. Ao registrar as informações, você tem uma base para analisar funcionários ou terceiros e realizar um controle adequado das informações.
O correto gerenciamento dos registros, permite assegurar um alto nível às suas operações e também possuem outras funções, como:
- Documentar a rastreabilidade
- Fornecer evidência de verificação
- Permitir ações preventivas e corretivas
- Cumprir a legislação vigente
- Possuir documentação para eventuais reclamatórias trabalhistas.
O que é um documento?
Documentos são conjuntos de informações e dados de alta relevância e protagonismo dentro do funcionamento de uma empresa. Eles dizem muito sobre a organização de um empreendimento e sobre suas diretrizes. Trata-se de algo mais amplo, que está intimamente ligado com o futuro do negócio, pois define seus rumos e o planejamento a ser adotado.
Possuem inúmeras serventias, como guiar a conduta de empregados, estabelecer padrões éticos, determinar funções e dar instruções para o trabalho. Existem, também, diversos formatos de documento, tanto no meio físico quanto no digital. Veja alguns exemplos abaixo:
- formulários de procedimento;
- políticas da empresa;
- manuais de uso e operação;
- fotografias.
Assim como acontece com os registros, a empresa deve zelar, organizar e gerir bem seus documentos. Perder informações importantes ou deixar de apresentar certas documentações pode dificultar a emissão de certificações.
Por que fazer o controle de documentos?
Para garantir as certificações com a ISO 9001 na indústria de construção, existe uma série de documentos que precisam ser organizados e controlados, como os exigidos em um Sistema de Gestão da Qualidade.
Esses documentos contêm informações importantes e estratégicas para a sua empresa. Os dados são os mais diversos, mas, normalmente envolvem os acontecimentos da empresa em um determinado período do tempo, um histórico que ajuda a organizar os processos. A regra ISO 9001 é bem clara com relação aos documentos: precisam ser legíveis, identificáveis e controláveis.
A exigência não estabelece qual é a ferramenta mais adequada, mas a empresa deve organizar todos os documentos do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade). Mas esse é um ponto crucial para garantir uma boa organização..
Como organizar?
A organização de documentos requer disciplina, exige uma classificação adequada e necessita de constante avaliação de relevância para garantir o acesso ágil na execução de tarefas. Mas como saber se um documento é realmente importante para uma organização?
A resposta é simples, basta seguir alguns passos simples, como esses:
- Analise criticamente a relevância do documento. Se pergunte: isso é realmente importante?
- Compreenda quais setores da empresa serão afetados com o documento.
- Reflita se existe a necessidade de criar um documento ou se você pode incluir a atividade em um processo que já existe.
- Depois de comprovar os pontos acima, aplique o sistema de Controle de Documentos do seu negócio.
Qual a diferença entre documentos e registros?
Muita gente confunde os registros com documentos. Isso acontece porque ambos fazem parte das exigências para que uma empresa conquiste o selo ISO 9001, porém, representam itens diferentes.
Um documento é algo mais amplo, que está intimamente ligado com o futuro de uma empresa, quais os seus rumos e o planejamento, como já citamos acima. Esse elemento se trata de como os colaboradores precisam se comportar e como executarão as suas tarefas.
Como isso funciona exatamente? Um exemplo bem claro é um código de ética da sua empresa. Essa orientação de conduta é considerado um documento e, portanto, precisa ser organizado de acordo com o que estabelece a norma ISO 9001.
Os registros, por sua vez, têm ligação mais próxima com fatores comprobatórios: atestar a existência de técnicas de segurança, comprovantes de treinamentos realizados afirmar a contratação de funcionários ou declarar a compra de materiais.
Agora você já conhece o que é um registro e um documento, quais as diferenças entre os dois e como isso contribui com a obtenção do ISO 9001. Apesar disso, esse não pode ser o único motivo para melhorar a organização na indústria da construção.
A organização é fundamental para que uma construtora consiga trabalhar com excelência, fidelizar seus clientes e conquistar novos mercados. A tecnologia possui um papel importante para ajudar na organização e mapeamento de registros faltantes.
Quer saber como fazer o controle de documentos de forma adequada e com eficiência? Acompanhe mais um de nossos conteúdos e descubra a melhor forma de monitorá-los.
