Gestão de documentos: veja o que mudou nas normas brasileiras de qualidade e os impactos para o seu negócio

As normas de gestão da qualidade buscam a entrega de produtos e serviços que atendam aos seus requisitos. Para garantir esse atendimento, as construtoras utilizam as normas ISO 9001 e Regimento SIAC, que passaram por revisão recentemente.

O Regimento SIAC:17 trouxe como principal mudança a inclusão dos requisitos relacionados à NBR 15575 – Norma de Desempenho. Não houve alterações de conteúdo quanto ao controle de documentos e registros, mas ampliou a quantidade necessária. Já a ISO 9001:2015 trouxe diversas mudanças, sendo que uma delas trata da questão do controle de documentos e registros.

Veja abaixo o que mudou e como isso pode impactar a rotina da sua construtora:

SiAC:17

Em vigor desde o dia 9 de julho deste ano, as novidades do SiAC preveem alterações em relação aos documentos, para que as empresas sigam padrões de qualidade previstos na NBR 15.575:2013 – Edificações Habitacionais – Desempenho, da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). 

Além de muitas mudanças de ordem técnica, de planejamento e projeto, um dos pontos principais é que com a nova exigência, documentos e registros passam a ter uma importância ainda maior. Agora, para comprovar o atendimento dos requisitos de desempenho serão necessários documentos e registros específicos que terão que ser armazenados por período muito maior e compatível com a VUP – Vida útil do projeto. Tratativas deverão ser dadas para registros de fornecedores, como laudos de produtos, catálogos técnicos, qualificação do fornecedor/produto junto ao SIMAC, relatórios de análise de projetos e relatórios de análise de ensaios.

ISO 9001:2015

Uma das alterações é a nomenclatura, agora definida na ISO como informação documentada. Antes havia a classificação de registro (evidência de atendimento a um requisito) e documento (manual, procedimento ou outro que define a forma de execução de alguma atividade e que pode ser alterado ao longo do processo).

Onde na ISO 9001:08 usava-se o termo documentos, a atual norma trata de “MANTER informação documentada” e onde usava-se o termo registros, a norma passou a especificar o termo “RETER informação documentada”.

Quanto aos documentos que devem ser mantidos, a norma passou a ser menos prescritiva com relação a exigência de procedimentos documentados. Em muitas situações cabe a empresa definir. Quanto aos documentos que devem ser retidos, continua sendo necessário que este seja legível e que seja definido um tempo de retenção e disposição.

Ambiente de armazenamento

Outra questão que podemos destacar é que ambas as normas não obrigam a empresas a ter a documentação em formato físico. Quem determina a extensão da documentação é a empresa, bem como o meio em que vai mantê-lo. No entanto, a documentação deve estar disponível quando e onde for necessário. Neste sentido, aderir a um sistema de mobilidade é essencial para que, no momento da auditoria, as equipes contem com todos os registros atualizados em mãos e possam acessar de qualquer ponto a documentação necessária.

Staidel - Soluções em Gestão Empresarial

 

Escrito por: Gizele Staidel – Consultora de Qualidade na Staidel – Soluções em Gestão Empresarial

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