Como elevar o nível do seu gerenciamento de obras

Pequenos projetos nem sempre exigem conhecimentos profundos em gerenciamento de obras, nem muita disciplina para que as tarefas sejam executadas de forma adequada. Porém, na medida em que um projeto aumenta, técnicas e processos formais se tornam essenciais para que a situação se mantenha sob controle e os prazos sejam atendidos.

Para melhorar seu gerenciamento de obras, selecionamos algumas dicas que podem ajudar você e a sua equipe de colaboradores a alcançar um melhor desempenho.

O projeto precisa ser entendido
À frente do gerenciamento de obras, você precisa ter certeza de que todos os envolvidos tenham plena noção do que se espera deles e qual é o grande objetivo a ser alcançado. Quanto maior o projeto, mais importante é essa percepção. Elabore documentos que especifiquem as expectativas, atribuições de cada envolvido, custos e prazos para a concretização de cada etapa.

Planeje o trabalho
É importante que você determine de que forma quer que o trabalho seja feito. Para isso, é necessário planejamento. Uma boa estratégia é quebrar o trabalho em pequenas partes, que possam ser cumpridas em questão de dois ou três dias. Se possível, convoque sua equipe para participar desse planejamento, pois assim todos vão compreender as etapas necessárias para a concretização do objetivo.

A gestão do plano de trabalho
Alguns gestores acreditam que definir e planejar o trabalho são as partes mais difíceis. No entanto, você nunca vai ser um bom gerenciamento de obras na construção civil ou projetos se não souber manejar seu plano de trabalho corretamente. Lembre-se de que o plano de trabalho é apenas um plano. Imprevistos acontecem no meio do caminho, e é aí que a sua habilidade em gerenciamento de obras e a sua criatividade para resolver impasses vão ser testadas.

Resolvendo problemas
Existem duas formas principais para a gestão de problemas. A primeira delas é pensar em um processo que consiga identificar, determinar o impacto e examinar alternativas já na etapa de planejamento. A segunda é aplicar técnicas de resolução específicas para cada caso, como a elaboração de diagramas ou gráficos. Cabe a você descobrir qual é a melhor alternativa para o seu projeto.

Defina o escopo
O escopo define os limites do projeto: o que ele vai entregar, quais são os dados necessários para a sua realização e qual vai ser o seu impacto. Se o gestor do projeto não realizar um bom trabalho definindo seu escopo, torna-se difícil para toda a equipe viabilizar o projeto. Isso significa, portanto, que o escopo pode e deve sofrer modificações durante o curso do projeto.

Lide com os riscos
São tratadas como riscos todas as condições e circunstâncias que estão fora do controle da equipe envolvida no projeto e que podem impactá-lo de alguma forma. Uma boa gestão de riscos identifica os potenciais riscos, determina a possibilidade de que eles ocorram e entende seus impactos. Com essas informações, a equipe pode contornar eventuais problemas com maior facilidade, garantindo maior eficácia no gerenciamento de obras.

Comunique-se
Comunicação é fundamental no gerenciamento de obras, pois cada supervisor ou líder de equipe deve entender e conhecer tudo que ocorre para conseguir tomar as melhores decisões. Se a comunicação é inadequada, a chance de problemas e dificuldades por contas de expectativas cresce. Então, se o seu projeto é grande ou complexo demais, elabore um plano de comunicação.

Organize os documentos
É melhor estimar a quantidade de documentos que serão produzidos durante um projeto e a melhor forma de lidar com eles do que se perder em um amontoado de papéis. Trace regras e processos para a organização da documentação previamente, para que você só tenha que se preocupar com o bom gerenciamento deles.

Controle de qualidade
A qualidade é definida pela proximidade entre o resultado do projeto e a expectativa do cliente. Portanto, o controle de qualidade é um dos processos mais importantes. Seu principal propósito é encontrar erros o mais rápido possível e lidar com eles da melhor forma. Naturalmente, um bom controle de qualidade exige tempo e conhecimento.

Analise métricas
Coletar as métricas de um projeto é essencial e também pode ser a parte mais difícil da gestão. Por isso, muitos gestores ignoram ou não sabem lidar com métricas. Todo tipo de projeto deve coletar informações básicas, como custos, esforços e prazos. No entanto, você também deve saber determinar a satisfação do cliente e como todas as etapas do projeto estão funcionando. Com base nessas informações, é possível melhorar processos e resultados.

Na área de construção civil, muitos são os fatores que podem alterar o resultado final. Pensando nisso, é importante ter um plano de ação amplo, que leve em conta cada aspecto variável do processo, visando conter as fugas de foco e as limitações que imprevistos possam causar. Um gestor precisa ter visão global da obra e conhecer ferramentas úteis para melhorar seus resultados.

Reunimos algumas dicas que podem ser úteis para elevar o nível do gerenciamento de obras. Vamos a elas.

Organização geral do canteiro

A organização geral do canteiro deve ser feita de forma a facilitar a execução da obra e reduzir os desperdícios no dia a dia, tanto de material quanto de tempo. Buscar maneiras estratégicas de reaproveitar os materiais e fazer um bom armazenamento deles também são dois cuidados importantes para um bom gerenciamento de obras. Os materiais circulam por diversos pontos, então estabeleça pontos provisórios de armazenamento e enfatize que, ao término das atividades diárias, os equipamentos devem voltar aos seus respectivos lugares.

Distribua funções de forma racional

Embora os membros de uma equipe tenham formações em diferentes níveis, há situações que pedem a atenção de todos para eficácia do gerenciamento de obras. Por isso, é essencial todos tenham consciência a respeito da importância de fiscalização dos procedimentos realizados por todos os membros da equipe. Não raramente, um funcionário pode ser mais bem aplicado em funções diferentes das que está realizando, portanto, o gestor precisa se atentar para isso e redistribuir as tarefas sempre que possível. A rotatividade de postos também ajuda na hora de treinar os membros da equipe em diversas tarefas. Isso desperta o senso de coletividade e sincronia.

Estabeleça metas menores

Pequenas metas são importantes para observar a capacidade produtiva dos indivíduos e também para fazer com que a equipe se sinta motivada. Porém, para o sucesso do gerenciamento de obras, evite que o canteiro vire uma gincana competitiva. É importante que a equipe entenda que um controle está sendo realizado e que uma boa execução das tarefas é fundamental.

Faça a coordenação individual de cada profissional

Separe um tempo para circular pelo canteiro com o propósito exclusivo de orientar os profissionais. É preciso que isso seja feito da forma correta para não parecer uma simples fiscalização, pois isso pode distrair e desestabilizar os trabalhadores. Deixe clara a sua intenção e faça observações pontuais se necessário. Caso haja erros, seja compreensivo, mas deixe clara a possibilidade de retrabalho. Aproveite também para atualizar cada membro sobre o andamento geral da obra de acordo com o cronograma.

Disponibilize canais de comunicação ágeis

Além de deixar claro para cada membro da equipe a quem reportar cada tipo de situação, disponibilize canais ágeis de comunicação. Atualmente no gerenciamento de obras, pranchetas estão sendo substituídas por tablets, e smarphones entraram no lugar de equipamentos mais antigos. Em uma obra de grandes proporções, quanto mais rápido for o cálculo ou o redirecionamento de funções, melhor.

Treine a equipe em tecnologia

Por mais que quase todo mundo hoje saiba utilizar dispositivos móveis, para garantir a qualidade do gerenciamento de obras, não basta entregar um equipamento nas mãos de um funcionário e esperar que ele descubra todas as suas possibilidades sozinho. É preciso que se tire um tempo para a demonstração de funcionalidades de aplicativos e também do funcionamento do próprio equipamento, seja tablet, smartphone ou similares. Conhecer mecanismos no papel é diferente de manuseá-los em um ambiente virtual.

Quais dessas dicas você já utiliza na gestão do seu canteiro de obras?