5 processos de planejamento e controle de obras que vale a pena otimizar

As ações de planejamento e controle de obras incluem alguns processos importantes. Muitos deles de longa duração, indo de meses até anos. É por isso que o gerenciamento de todos os estágios, antes mesmo da concepção, a elaboração da planta até a colocação do último tijolo, deve ser realizado com todo o cuidado e a atenção possíveis.

Existem alguns processos básicos relacionados ao planejamento e controle de obras já bastante conhecidos por engenheiros e outros profissionais da construção civil. Estes são passos essenciais, que podem ditar tanto o sucesso quanto o fracasso de uma construção. Porém, não existe receita de bolo ou fórmula mágica que se encaixe em todas as situações.

O objetivo deste texto é ampliar a sua visão sobre processos de gerenciamento e mostrar como é possível adaptá-los de acordo com as necessidades apresentadas pelo mercado. Conheça 5 pontos a serem otimizados para garantir melhores resultados na rotina do canteiro de obras.

O que é o processo de planejamento e controle de obras?

O processo que chamamos de planejamento e controle de obras costuma ser pensado em conjunto, mas engloba duas etapas distintas, o planejamento e o controle.

A primeira etapa, o planejamento, começa na própria concepção do projeto do empreendimento e envolve todos os processos anteriores à execução.

No planejamento são definidos os objetivos e metas que a construção deverá cumprir, como a qualidade esperada, os gastos máximos e os prazos de entrega. É nesta etapa que são decididos o orçamento de obras, o cronograma, os métodos construtivos adotados, os equipamentos, materiais e a mão de obra necessária. 

Já o controle é uma etapa que ocorre logo após o planejamento, em paralelo com a execução dos serviços. No controle é que o profissional responsável, geralmente um engenheiro civil, vai conferir se tudo está sendo executado conforme o planejado.

Além disso, é no controle das obras que os problemas serão identificados e  as soluções decididas, garantindo que a obra não extrapole os prazos, o orçamento e resulte na qualidade definida no planejamento. Por isso, o planejamento e controle de obras são processos que se interligam e dependem um do outro. Quanto mais detalhado e elaborado o planejamento, mais eficiente e ágil será a etapa do controle. 

Qual a importância e os impactos do planejamento e controle de obras?

Sem um planejamento, é impossível prever e mensurar quanto uma obra vai custar, quanto tempo ela vai demorar e qual será sua qualidade final. Sem o controle de obras, não há como garantir que a execução seguiu o que foi definido no planejamento. Por isso, o planejamento e controle de obras são processos cruciais para o sucesso de um empreendimento, garantindo conformidade, maior produtividade, qualidade e economia.

Confira alguns pontos sobre a importância e as vantagens de um bom planejamento e controle de obras:

Servir de base para a execução

O planejamento é importante pois serve como um guia de orientações e especificações técnicas para os procedimentos e processos que deverão ser adotados durante a execução. Dessa forma, os profissionais terão uma base de consulta sempre que forem realizar uma atividade. Por isso, o planejamento deve ser feito com antecedência, evitando que haja desconformidades, retrabalhos e gastos desnecessários.

Garantir o cumprimento das normas

No planejamento, os profissionais vão conferir as normas técnicas e especificar como cada detalhe será construído para que elas sejam respeitadas. Então, na hora de fazer o controle da obra, será possível verificar, através de checklists, por exemplo, se a execução está em conformidade com as normas.

Evitar o acúmulo de problemas

Um bom planejamento passa pela etapa de identificar os possíveis riscos e problemas que podem surgir durante a obra, bem como maneiras para solucioná-los para evitar atrasos e gastos excessivos. Por isso, com um controle realizado com frequência, é mais fácil encontrar os gargalos assim que eles aparecem, garantindo que sejam resolvidos rapidamente e evitando o acúmulo de problemas.

Etapas do planejamento e controle de obras

Para um gerenciamento completo, da planta ao acabamento, muitas etapas compõem a agenda de um gestor de obras – várias delas bem longas, repletas de detalhes e improvisos. Tenha em mente, no entanto, que cada uma dessas etapas forma um mundo à parte, com direito a várias outras ações a serem desempenhadas dentro do respectivo escopo.

Vamos, agora, abordá-las, com o propósito de tornar esses processos intuitivos no momento da ação.

1. Planejamento físico-financeiro

Toda obra requer um planejamento físico-financeiro que deve ser cumprido nos primeiros estágios. Este fornece uma visão geral e inclui não apenas questões relacionadas a prazos e obrigações, como também o orçamento destinado a contratação de serviços e compra de materiais.

Sendo assim, para otimizar o processo de gerenciamento, o ideal é dividir este primeiro passo em alguns processos distintos.

Primeiro, faça um orçamento. Todos os custos envolvidos na obra devem constar aqui – os diretos (insumos e mão de obra) e os indiretos (administração geral). Nesta fase, é preciso listar todas as atividades previstas e atuar no levantamento quantitativo.

Depois, vamos à fase de planejamento e controle de obras. Planejar nada mais é do que antecipar-se, evitando falhas e imprevistos e, com isso, otimizando também a produtividade. Deve incluir todas as fases da construção, a duração de cada uma, as datas de início e fim, os materiais e os serviços necessários.

Não deixe de considerar todas as etapas relacionadas ao canteiro de obras e aos projetos hidráulicos, estruturais, ambientais, arquitetônicos e emergenciais. Certifique-se, ainda, de que tudo esteja documentado e seja distribuído aos responsáveis, com amplo alcance.

2. Aquisição de serviços e materiais

Este segundo passo é um pouco menos exigente, mas igualmente relevante. Afinal, não adianta fazer somente o planejamento físico-financeiro. A organização deve ser repassada a todos os outros estágios do projeto e seguida à risca pelos envolvidos em cada processo.

Então, é chegada a hora de adicionar pessoal e matéria-prima. Para este fim, o gestor deve trabalhar com uma programação adiantada, estando pelo menos uma etapa à frente dos procedimentos já pré-estabelecidos. Isso significa que você deve atentar-se à estimativa de entrega. Ademais, verifique quantidades, custos e antecipe-se em caso de imprevistos.

Durante a compra de materiais, é importante calcular o espaço para armazenamento, assim como a validade dos produtos. O prejuízo com perdas de materiais por vencimento ou má acomodação pode ser alto, além de invalidar o que foi anteriormente planejado.

Com relação à contratação e/ou terceirização de outros profissionais, o planejamento segue a mesma linha: quanto mais detalhado, maior será a facilidade na aquisição de serviços. Tenha em mente que a equipe está diretamente relacionada com a qualidade da entrega. Portanto, a seleção cuidadosa é fundamental quando objetiva-se garantir bons resultados.

Faça uma lista por função, tempo de contrato e etapa do projeto – isso te ajudará com uma visão mais ampla. Em muitos casos, é indicado contar com o auxílio de um empreiteiro ao invés da procura pelo especialista de cada setor, por exemplo.

3. Gerenciamento logístico e operacional

O planejamento e controle de obras logístico e operacional deve ser realizado com muita antecedência. Levando em conta o canteiro, o fluxo de pessoas e materiais e a dimensão das instalações provisórias, bem como a escolha dos equipamentos. Essa é a hora de acompanhar tudo o que acontece durante a execução.

Dito isto, a disciplina e o pulso firme são essenciais em meio a gestão. Adotar um diário de obras pode ser uma boa alternativa, pois ali ficam todos os registros sobre o que está sendo feito. Além do que planejamento para a próxima etapa e também quais foram as intempéries encontradas pelo caminho.

Quando todas as informações estão registradas, torna-se mais fácil enxergar o andamento das ações e antecipar possíveis erros. Utilizar a tecnologia a seu favor também é uma ótima maneira de obter dados em tempo real e compará-los ao planejamento, a fim de verificar se tudo está de acordo com o previsto.

Ao realizar este processo de gerenciamento com antecedência, é possível identificar fatores que agregam oportunidades ou ameaças para o andamento da construção, com o intuito de planejar-se e agir rapidamente.

4. Gerenciamento das atividades

Também faz parte dos processos de gerenciamento estabelecer um controle rigoroso sobre as atividades. Para obter resultados eficazes, faz-se necessário métodos de avaliação da produtividade. Dessa forma, você é capaz de analisar a qualidade dos serviços prestados e minimizar o desperdício de materiais e tempo, o que evita prejuízos financeiros.

Assim, acompanhe de perto o desenrolar dos processos. Com logística e operacionalidade garantidas, preste atenção aos aspectos do planejamento e controle de obras:

• Mantenha o ambiente limpo e organizado;
• Verifique o uso de equipamentos de segurança;
• Garanta a segurança do entorno;
• Não deixe materiais espalhados pelo local;
• Siga as normas e licenças regulamentares.

A exemplo da etapa anterior, a implementação de um software de gestão pode ajudar (e muito) com a manutenção do controle das operações.

5. Adaptação do planejamento físico-financeiro

A retroalimentação do planejamento físico-financeiro consiste em analisar todo e qualquer processo durante a execução da obra. É preciso adotar medidas para corrigir possíveis falhas e amenizar seus impactos, com o objetivo de cumprir com as metas de custo e prazo.

Ao longo da fase de planejamento e controle de obras, é ainda comum que imprevistos aconteçam. Por mais que desejemos ver a programação seguida à risca, existe a possibilidade de atrasos ou indisponibilidades na entrega de materiais. Como exemplo disso, podemos citar doenças ou incapacidades temporárias por parte dos colaboradores, mudanças e/ou instabilidades climáticas, entre outros.

Contornar situações e adaptar o seu plano é imprescindível para garantir o bom andamento de um projeto da construção civil. É claro que gerir o negócio só é possível se a construtora mensurar a eficiência e o modus operandi da equipe. Sendo assim, a gestão de indicadores contribui para isso.

Como garantir um bom planejamento e controle de obras?

Nem sempre é fácil seguir os processos de planejamento e controle de obras à risca. Cada etapa é cheia de detalhes e envolve muitas particularidades. Quando o prazo é apertado ou os envolvidos no projeto não têm o cumprimento desse passo a passo como propósito, fica ainda mais complicado perceber as vantagens de uma operação organizada.

Uma das formas de garantir que todos estejam na mesma página, do início ao fim da obra, é investir em treinamentos e manter o canal de comunicação sempre aberto e transparente. Uma equipe que está a par sobre o cronograma, os possíveis empecilhos que podem surgir e as expectativas relacionadas ao projeto tende a falar a mesma língua e fazer um esforço conjunto em prol do coletivo.

Portanto, para que a sua próxima obra supere as expectativas e todas as etapas do projeto ocorram com fluidez, tenha estas 5 etapas como seu guia.

Além disso, seu planejamento e controle de obras também pode ser potencializado através do uso de tecnologias móveis. Softwares de gestão de obras, por exemplo, permitem a integração dos dados, facilitando o acesso às informações do planejamento. 

Ainda, com o auxílio da mobilidade, fica mais produtivo e eficiente a etapa do controle no canteiro de obras. Confira o nosso Webinar e saiba mais!