Sucesso com o uso de software de gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos é uma área de conhecimento com uma sólida base e que conta com profissionais altamente qualificados. Para ser bem sucedida, requer cuidadoso planejamento, excelente monitoramento e zelo em sua execução. Embora cada projeto produza um resultado único e, consequentemente, conte com tarefas únicas em sua execução, as ferramentas para seu gerenciamento são alvo de cuidadosos estudos. Nesse sentido, para amparar o adequado uso dessas ferramentas gerenciais, surgem os softwares de gerenciamento de projetos, facilitando a vida dos gestores e tornando as atividades de planejamento, monitoramento e controle mais fáceis, práticas e precisas.

De fato, conforme benchmark realizado pela Software Advice, 94% dos participantes utilizam algum tipo de software no gerenciamento de projetos, com 61% usando software especializado, 25% usando software genérico de projetos e 8% usando soluções próprias. O benchmark indicou diversas tendências, sendo uma das principais o fato de que os usuários de software genérico parecem ser os menos satisfeitos com os resultados obtidos, com apenas 18% das empresas nessa categoria declarando que a solução atende suas necessidades.

Dentro da área de gerenciamento de projetos, dois dos principais fatores que indicam o sucesso de um projeto é a capacidade de executá-lo dentro do prazo e dentro do orçamento, ou, se possível, antes do prazo e abaixo do orçamento. Das empresas que utilizam software especializado, 29% conseguem entregar os projetos antes do prazo previsto, e das que utilizam software próprio, apenas 6% obtém esse resultado. Em relação a custos, empresas usuárias de software especializado e com soluções próprias têm resultados similares, com as com soluções próprias apresentando pequena margem percentual nesse quesito.

A pesquisa também apontou os três principais motivos pelos quais os projetos não são entregues no prazo e dentro do orçamento. E, embora não estejam diretamente relacionados com o uso de uma ferramenta de software, todos realçam a importância de adequado planejamento. São os motivos: estimativas iniciais do projeto inadequadas; execução a partir de planos de projeto incompletos; e divergências na definição do escopo do trabalho.

Talvez o aspecto mais importante que a pesquisa revelou foram os principais benefícios derivados do uso de software de gerenciamento de projetos. Os mais comumente destacados foram a padronização no gerenciamento de projetos, acesso facilitado aos documentos de projetos e um nível mais elevado de colaboração. Como se sabe, um dos pontos principais no bom gerenciamento de projetos e manter os chamados ativos de processos organizacionais, e a pesquisa parece sugerir uma melhora em áreas relacionadas nessa atividade.

Os maiores destaques apontados pela pesquisa foram que o uso de software de gerenciamento de projetos para construção produz melhores resultados; que os participantes estão adotando cada vez mais soluções cloud; e que planejamento pré-construção é um dos grandes desafios e uma das maiores prioridades.

Por fim, a pesquisa apontou ainda um aspecto interessante: a adoção de uma ferramenta de software adequada foi considerada o desafio mais comum na área de gerenciamento de projetos. Isso indica a importância do uso de uma solução e como o mercado entende isso como um fator de sucesso nos projetos.

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