Gestão de documentos em obras: 4 erros que você deve evitar

Uma empesa bem organizada apresenta melhores resultados e é mais fácil de gerenciar. Em todas as áreas da empresa, o uso de documentos é constante, porém a desorganização da papelada pode atrapalhar ou atrasar o andamento do trabalho. Adotar uma prática de gestão de documentos em obras é importante para acelerar os processos internos da empresa.

Além de tratores, caminhões, betoneiras e homens trabalhando em canteiros de obras, uma construtora, como em qualquer outra empresa, o  setor administrativo também é fundamental para as operações corporativas e necessita de uma série de processos para que funcione bem, como a organização documental.

Neste artigo, vamos abordar os 4 erros mais comuns na hora de fazer a gestão de documentos em obras!

1. Não manter um arquivo organizado

É fácil empilhar os papéis dentro de um armário ou arquivar  todos os documentos  digitais dentro de algumas pastas no computador, o que torna o seu arquivo bastante desorganizado. Mas é na hora de procurar aquele contrato antigo que a dor de cabeça começa. A dificuldade em achar documentos pode levar a empresa a perder contratos, a atrasar o seu cronograma de trabalho e até mesmo gerar multas caso não consiga disponibilizar as informações exigidas por algum órgão ou durante uma auditoria em tempo hábil.

Crie uma rotina de armazenamento, tanto dos arquivos físicos quanto dos digitais, que pode ser baseado por data, trabalho realizado, nível de importância etc. Com um software de gestão de documentos, por exemplo, essa rotina pode ser muito facilitada, pois atividades como identificar documentos por necessidade, separar de acordo com as suas características básicas, criar permissões de acesso para elaboração, edição, aprovação e publicação, assim como planejar a próxima revisão e controlar as cópias impressas se tornam mais práticas e organizadas.

2. Não criar cópias de segurança

Papéis se deterioram com o tempo, rasgam com facilidade e podem ser perdidos. Os arquivos digitais correm o risco de serem deletados por engano, sumirem durante uma pane nos servidores da empresa ou corrompidos. Assim, nenhum documento está inteiramente a salvo, mesmo que conte com um sistema de armazenamento bem estruturado e com um bom nível de segurança e de organização.

Criar cópias de segurança e backups dos documentos mais importantes é a melhor alternativa para resguardar a empresa caso aconteça algumas das situações relatadas. Portanto, adote essa prática na sua gestão de documentos!

3. Não compartilhar informações importantes

Quando o assunto são arquivos digitais —  tendência em épocas de computadores ligados em rede —, um erro comum é não adotar a sincronização de arquivos. Diversas pessoas precisam fazer consultas aos documentos, mas se eles estiverem armazenados em apenas um local, sem garantia nenhuma se a revisão acessada é a correta esse compartilhamento de informações fica mais difícil e menos eficiente, o que pode atrasar o andamento do trabalho e o cumprimento de prazos.

Com um sistema de compartilhamento de dados, os seus colaboradores poderão acessar os documentos de diversas localidades. Isso por si só deixa os processos da empresa mais ágeis, facilitando as tomadas de decisões. Além disso, é possível gerar cópias de segurança com muito mais facilidade.

4. Não adotar a tecnologia na gestão de documentos em obras

Existem diversas ferramentas tecnológicas que tornam os processos administrativos de uma empresa mais fáceis, inclusive quando o assunto é a gestão de documentos — principalmente dos arquivos digitais. Porém, diversas empresas ainda não utilizam esses softwares na sua rotina diária.

Com os sistemas de Gestão de Documentos, que citamos anteriormente, é possível identificar as necessidades de um documento, definir suas características básicas, colocar permissões de acessos, fazer revisões, controlar impressões, dentre outras funcionalidades.

Gostou deste artigo sobre os erros mais comuns na hora de fazer a gestão de documentos em obras? Então, saiba, agora, como fazer o controle de documentos de maneira eficiente.

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