Como aplicar o ciclo PDCA na gestão de projetos?

Como você já sabe, o gerenciamento eficiente é o primeiro passo no caminho para um projeto bem sucedido, sendo que para alcançar a alta performance algumas ferramentas são essenciais. Uma das ferramentas de gestão mais conhecidas e empregadas certamente é a metodologia PDCA, sobre a qual você já deve ter lido por aqui. Mas você sabe como aplicar o ciclo PDCA na gestão de projetos?

O termo PDCA tem origem no inglês Plan, Do, Check, Act (Planejar, Executar, Verificar, Agir) e representa um ciclo, no qual cada etapa contribui para a melhoria contínua de um ou mais processos. Hoje vamos mostrar como utilizar cada passo desta metodologia para gerar excelentes resultados que serão facilmente visualizados e mensurados.

1. Planejamento

A etapa de planejamento começa com a identificação da questão a ser tratada. Nesta fase são determinados os parâmetros a serem aprimorados e as estratégias para tal. Depois de identificadas as deficiências e as possíveis soluções, é hora de definir os prazos e, claro, o orçamento. Não se esqueça de que prazo, custos e segurança são fatores primordiais, especialmente na indústria da construção. Um bom planejamento pode ser determinante para o desempenho da obra.

2. Execução

É hora de colocar em ação tudo o que foi planejado e a organização será sua grande aliada. Mantenha um controle rigoroso do que está sendo comprado, alugado, contratado e entregue.

O cronograma e o orçamento devem ser seguidos com a maior precisão possível e, quando necessário, podem ser feitos ajustes de maneira que o resultado final não seja afetado. Colete o máximo de dados e documentos para não deixar escapar nenhum detalhe. É importante ter em mente de que maneira os dados coletados serão úteis na fase de verificação de resultados.

3. Verificação

Todas as informações que você coletou são utilizadas para verificar se os objetivos foram alcançados. O prazo foi cumprido? O orçamento foi respeitado? As melhorias propostas na etapa de planejamento foram concretizadas? Durante a checagem é feito um comparativo entre o que foi previsto e o que foi realizado, e também se verifica o atendimento aos padrões de qualidade.

4. Ação

Em complemento à verificação, são tomadas ações para corrigir eventuais falhas do processo. Também nessa última etapa, as soluções que foram implementadas com sucesso são padronizadas e passam a fazer parte do procedimento habitual da empresa. Essa fase representa o fechamento de um ciclo e o início de outro. Não se esqueça de que o processo PDCA deve ser contínuo.

Como maximizar os resultados da sua análise PDCA?

Nós sabemos que o dia a dia da construção é muito corrido e que é importante otimizar o uso do tempo. Ainda assim, para uma correta aplicação do PDCA e para maximizar os resultados deste método, alguns procedimentos e controles são indispensáveis e devem fazer parte da rotina, por exemplo:

  • Apontamento de atividades, bem como mão de obra envolvida;
  • Avaliação de desempenho e eficiência de serviços e equipamentos;
  • Atenção e cumprimento dos programas de qualidade;
  • Auditorias, verificação e acompanhamento de não conformidades;
  • Reuniões e treinamentos de segurança;
  • Inspeções pela equipe da obra e pelo cliente;
  • Gestão, organização e controle de documentos de maneira confiável.

A tecnologia pode ser empregada com o objetivo de facilitar e agilizar esses processos e as tomadas de decisão. Um sistema integrado desenvolvido especificamente para a indústria da construção é uma ótima solução. Com esse tipo de software é possível centralizar os dados da obra de maneira acessível, por meio de tablets e computadores, com confiança e praticidade.

Para ter uma ideia da eficácia do PDCA, podemos pensar nas condições que os estágios de Verificação e Ação nos permitem avaliar, havendo possibilidade de corrigir ações e garantir a melhoria de resultados operacionais. O planejamento também é determinante para o desempenho da obra, sendo que a tecnologia é uma grande aliada para coleta de dados, verificação de prazos e qualidade de todos os processos.

Mas tudo isso só vai acontecer se você colocá-lo em prática. Nossa dica é começar com um processo pequeno e, na medida em que se habituar ao método, utilize-o para aprimorar processos mais complexos.

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