A rotina de trabalho de uma construtora passa por diversas questões burocráticas, principalmente aquelas ligadas ao cumprimento de normas de qualidade. É necessário contar com um fluxo de atuação, em que aprovações, registros e armazenamento de documentos são essenciais.
Justamente para organizar toda a gestão que envolve a documentação da obra que o Mobuss Construção ganhou o módulo de Documentos. Com ele as empresas podem criar, atualizar, armazenar, consultar e gerenciar todos estes materiais, seja no escritório ou no canteiro de obras. Entre as vantagens que o módulo traz para as construtoras, hoje destacamos quatro delas:
1- Organização do fluxo de aprovação
Quem opta pelo módulo de Documentos pode configurar quais dos profissionais terão acesso aos registros, podendo classificá-los de acordo com as suas atribuições (aprovação, atualização, revisão ou apenas consulta). Assim, o fluxo de trabalho fica claramente definido, facilitando e agilizando a realização das atividades.
O colaborador classificado como elaborador pode criar um documento que seja necessário para a organização das tarefas. Essa criação passa ainda pelo consenso dos profissionais definidos para essa função e será aprovado por um gestor. Tudo isso é feito dentro do sistema, através do portal do Mobuss Construção, garantindo um histórico das ações e deixando disponível para todos os envolvidos a versão mais recente, para garantir que o trabalho flua de forma mais eficaz.
2- Facilita o cumprimento de normas de qualidade
O módulo permite que tudo o que esteja registrado nele seja visualizado no próprio canteiro de obras, através dos dispositivos móveis. Assim, mesmo que a sede seja em outra cidade ou estado, a obra contará com a versão mais recente, podendo cumprir também as normas de qualidade. Uma das questões verificadas pela auditoria é justamente a criação destes fluxos de trabalho, com documentos atualizados. A R. Franco, por exemplo, é uma das empresas que utiliza o módulo para garantir controle dos Documentos em diferentes obras, espalhadas por diversas cidades brasileiras.
3- Registra o recebimento de cópias
Ao imprimir e entregar uma cópia física, o módulo também permite que o colaborador deixe anotado para que profissional foi encaminhada. Isso garante mais transparência e controle de gestão, além de verificar rapidamente as versões que cada profissional tem em mãos.
4- Proatividade na gestão de documentos
Uma lista mestra e um painel de acompanhamento garantem que, através do Documentos, o gestor saiba quem tem permissão para visualizar ou criar os registros, quem realizou as últimas alterações e quais dos documentos estão atualizados. Isso permite que a construtora tenha uma visão global de tudo o que precisa ser atualizado ou revisto. Há ainda a possibilidade de se solicitar a criação de um novo Documento e um histórico de tudo o que já foi feito, com datas e atribuições dos colaboradores envolvidos.
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