Gestão de fornecedores: a importância da coleta de registros e documentos para uma boa parceria

A gestão de fornecedores é um desafio que, por muitas vezes, exige grandes esforços das construtoras, dado o volume de documentos e registros a serem devidamente controlados durante a realização de uma obra por questões legais e trabalhistas.

Nas operações de grande porte, esse tipo de relação exige cuidados especiais, dada não apenas a quantidade de eventuais parceiros que uma construção demanda, mas também a necessidade de especificar exatamente todas as obrigações e os direitos de cada um deles.

A seguir, entenda como avaliar a boa parceria segundo a ISO 9001 e garantir a qualidade em sua relação com fornecedores, durante a coleta de registros. Saiba mais:

Como fazer a gestão de fornecedores, de acordo com a ISO 9001?

A Organização Internacional de Normalização ou Organização Internacional para Padronização, conhecida popularmente como ISO, também trata sobre a gestão de fornecedores – especificamente, em sua norma ISO 9001.

Referência também no Brasil, orienta três fases básicas de avaliação com os fornecedores, que incluem a análise inicial, o monitoramento do desempenho e a reavaliação.

A avaliação inicial, como o próprio nome indica, compreende uma pesquisa básica sobre o fornecedor em questão. Isso pode incluir análises prévias sobre o seu papel no mercado, o cumprimento de leis do segmento, além da própria adequação às normas.

Após a escolha, deve ser realizado um monitoramento de desempenho, o qual visa registrar a capacidade de cumprir prazos de entrega, a qualidade do atendimento, a compatibilidade de notas fiscais, entre outros pontos importantes. Estes variam de acordo com a realidade e as prioridades de cada empresa.

Por fim, a reavaliação garante a boa continuidade dos serviços, através de novas análises semestrais ou anuais. A prática reforça os pontos mais relevantes, confirma a adequação do fornecedor às exigências propostas e ainda verifica se erros anteriores foram corrigidos.

Além desses aspectos, outros pontos importantes são previstos pela ISO 9001 na gestão de fornecedores. Os quais variam de acordo com as peculiaridades de cada segmento, mas garantem um controle eficiente dos fornecedores no setor construtivo.

A norma, por exemplo, aplica padrões claros de controles para assegurar os requisitos da qualidade de produtos, serviços ou processos. Além disso, ainda prevê o planejamento dos objetivos que a empresa espera alcançar com os seus fornecedores, exige a comunicação clara apropriada dos requisitos e gestão de competências, entre quaisquer outros aspectos fundamentais para qualquer negócio.

Como garantir a qualidade dos fornecedores e dos registros?

Conforme mencionamos, o grande número de agentes envolvidos na obra – principalmente, quando realizada por construtoras de maior porte, pode significar aumento na complexidade dos processos. Nesse cenário, os principais desafios variam entre garantir a boa escolha, preservar a relação, monitorar o padrão do que oferecem e garantir os registros adequados.

Para superar desafios e agregar à otimização do canteiro de obras, os softwares voltados ao segmento construtivo são cada vez mais comuns.  

Através do controle de processos com tecnologias móveis, é possível gerir os detalhes do projeto durante a execução. Inclusive, com o controle efetivo dos registros de fornecedores e toda a documentação ligada à sua atuação.  

Com esse tipo de tecnologia, é possível ir além e atender uma série de requisitos, os quais garantem a melhor gestão de fornecedores possível. Confira algumas dicas:

Obtenha informações críticas

As informações fundamentais devem ser compartilhadas para que você e o seu fornecedor tenham clareza sobre o histórico e a regularização das atividades de cada etapa.

Preze por um acompanhamento conjunto, em que ambas as partes tenham acesso a todos os dados da cadeia de fornecimento, com autonomia para atuar imediatamente conforme cada demanda, evitando eventuais pendências.

Qualifique os fornecedores

Ao qualificar seus fornecedores, lembre-se de que apenas a avaliação inicial, feita através da referida documentação, não é o bastante para garantir o padrão de qualidade pretendido em sua obra.

Assim como mencionamos sobre a gestão de fornecedores, de acordo com as exigências da norma ISO 9001, é preciso coletar e gerir registros completos. Assim como relatórios de acompanhamentos, que podem ser facilmente geridos através do sistema.

Realize ações sincronizadas

Para que as parcerias sejam efetivas, é importante ter um conjunto de ações sincronizadas para melhor selecionar e capacitar os fornecedores.

Começando por aqueles mais relevantes e, gradualmente, contemplando toda a cadeia, é preciso: definir a política de seleção e os padrões para alocação de recursos; criar bancos de dados conjuntos, formas de capacitação e desenvolvimento mútuo; entre outras ações que garantem mais rastreabilidade e confiabilidade aos processos.

Verifique as certificações do fornecedor

De acordo com o segmento em que o seu fornecedor atua, é imprescindível avaliar a sua preocupação em regularizar-se conforme as principais referências em normas do mercado – como é o caso das leis ISO 14001, OHSAS 18001 e ISO 9001, entre outras.

Acima de tudo, tenha em mente que de nada adianta assumir compromissos de qualidade em sua empresa, caso seus fornecedores não o façam – até porque o papel deles também é fundamental.

Um relacionamento próximo e ativo

É possível resumir os tópicos anteriores nas simples etapas de avaliação inicial, contínua e reavaliação, previstos na norma ISO 9001. Mas o ponto central da questão é a capacidade que cada construtora tem de se relacionar e atuar de maneira conjunta com fornecedores.

Procure atuar de maneira ativa e próxima, compartilhando pendências, elaborando relatórios e apontando possíveis não conformidades.

Tenha em mente que, como parte indispensável da sua cadeia produtiva, um bom fornecedor deve compreender a importância dessa relação de parceria e executá-la em conjunto com a sua empresa, visando sempre o sucesso mútuo de ambas as operações!

Além de garantir maior responsabilidade por parte dos fornecedores, esse tipo de cuidado garante um padrão completo de registros, evitando problemas futuros de controle ou até em eventuais processos.

E você, já conhecia esses detalhes importantes da gestão de fornecedores? Deixe o seu comentário, aqui embaixo!

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